A análise de processos de negócios refere-se ao processo de estudar dados e analisar um negócio em profundidade, geralmente em tempo real, para encontrar maneiras de torná-lo mais eficiente e lucrativo. Ele escrutina os processos e a documentação envolvidos, bem como os parceiros e as partes interessadas, a comunicação e as informações trocadas.

A análise de processos de negócios é uma ferramenta digital para realizar análises de processos de negócios em dados gerados por meio dos negócios diários de uma organização.

O objetivo da análise de processos de negócios é que as organizações obtenham visibilidade de ponta a ponta em processos de negócios complexos, abrangendo vários sistemas dentro e fora da organização. Por meio da análise de processos de negócios, as organizações podem identificar os principais processos que precisam ser aprimorados e otimizá-los adequadamente.

Se sua empresa está passando por:

• Aumento das reclamações dos clientes
• Demora no atendimento dos pedidos
• Processos que não são automatizados ou otimizados
• Um processo que sua equipe acha insatisfatório e deseja substituir por uma nova versão

Então é hora de realizar uma análise de processos de negócios.

Metodologia da análise de processos de negócios

A análise de processos de negócios inclui uma enorme variedade de técnicas e habilidades:

• Avaliação do tempo de retorno
• Mensuração dos custos de funcionamento
• Qualidade e capacidade de processos
• Modelagem de processos por meio de modelos visuais estáticos ou dinâmicos
• Coleta de dados do início ao fim
• Análise da cadeia de valor
• Decomposição funcional

A avaliação de todas as partes de um negócio pode fornecer uma visão holística e permitir melhorias completas e direcionadas. Estas são as principais etapas seguidas na análise de processos de negócios:

1. Identificar processos que precisam de melhorias

O objetivo aqui é ampliar os processos que são centrais para atingir suas metas de negócios, encontrar as falhas e eliminá-las.

2. Estabelecer sua equipe principal de analistas de processos de negócios

Muitas vezes, as melhores informações vêm do pessoal intimamente ligado ao processo que está sendo analisado. Eles trabalham com isso diariamente e já estão familiarizados com o protocolo, as etapas, os gargalos e as falhas, e podem ter ideias de melhorias. Mesmo se você contratar especialistas externos, como cientistas de dados, eles ainda poderão se reunir com sua equipe e discutir soluções conjuntas.

3. Criar um fluxograma de processo 'as is'

Junte os vários componentes de um processo de negócios, incluindo as variantes, para criar a representação visual mais precisa das práticas atuais:

• Um evento iniciador de processo é um bom lugar para começar. Por exemplo, uma comunicação crucial sobre a chegada ou conclusão de um segmento de processo anterior.
• Em um formato padrão de fluxo de processo, as responsabilidades são definidas pelo uso de raias, ou seja, áreas do diagrama onde são representadas as tarefas de uma equipe ou cargo.
• Defina tarefas e seus relacionamentos por raia. Por exemplo, em cada raia, indique as tarefas que precisam ser feitas, seja continuar a comunicação anterior ou delinear o próximo passo ou o indivíduo designado que deve realizá-la. Vincule outros eventos.
• Marque o fim do processo por meio de um ato definido, como 'pedido atendido' ou 'consulta resolvida'.

Este exercício define o processo 'as is', ou seja, do jeito que existe agora. Isso ajuda a identificar falhas e gargalos, que devem ser eliminados em etapas posteriores.

4. Modelar o processo 'to be'

Como o nome sugere, os modelos 'to be' (futuros) são projetados para refletir os processos novos e aprimorados, em alinhamento com os objetivos da organização.

Técnicas empregadas na análise de processos de negócios

Existem algumas técnicas de análise de dados padrão que são usadas na análise de processos de negócios, incluindo:

1. Análise de lacunas: encontrar informações que estão faltando em um processo específico.
2. Análise de valor agregado: elucida se toda e qualquer atividade no processo existente é aquela que agrega valor ao processo, se contribui para o resultado desejado e se ajuda a atingir os objetivos da organização. Se houver atividades ou etapas que não estejam alinhadas, elas devem ser removidas.
3. Análise de causa raiz: como o nome sugere, ela descobre a causa raiz de um problema e o que pode ser feito para corrigi-lo.
4. Observação: envolve observar as ações na produção ou no campo e observar como os eventos realmente se desenrolam.
5. Exame de experiência: obter informações valiosas de pessoal que tenha experiência de primeira mão na produção ou no campo com o processo em questão.

Benefícios de executar uma análise de processos de negócios

Os benefícios mais comuns da análise de processos de negócios incluem:

• Documentação clara do processo e compreensão mais profunda das etapas do processo.
• Gerar informações úteis sobre se o processo está entregando um resultado desejado.
• Identificar os obstáculos que causam atraso no cumprimento do processo.
• Identificar quais ações do usuário estão atrapalhando o processo.
• Identificar onde as ineficiências se originam.
• Criar melhor material de treinamento e programas para novos funcionários que assumem o processo em questão.

A análise de processos de negócios se torna infinitamente mais robusta por meio do uso de ferramentas como software de automação de processos de negócios. Isso permite que as organizações usem dados para analisar como os processos atuais estão contribuindo para as metas de negócios e visualizar recomendações de melhorias.

Na verdade, automatizar esses processos oferece uma vantagem abrangente na racionalização e simplificação de processos complexos, caóticos ou redundantes. Um efeito colateral bem-vindo da automação são os dados e informações que ela fornece para uma análise de processos de negócios mais eficiente.

Processos automatizados trazem as seguintes vantagens:

• Fluxos de trabalho mais eficientes que também são mais fáceis de analisar
• Maior visibilidade de todas as etapas envolvidas em um processo
• Custos minimizados
• Melhores margens de lucro
• Atualizações de processos em tempo real e geração de relatórios
• Coleta de dados meticulosa
• Armazenamento de dados centralizado e fácil acessibilidade aos conjuntos de dados
• Decisões de negócios orientadas por dados com análise preditiva
• Utilização mais eficiente de mão de obra e recursos

De uma perspectiva de análise de processos de negócios, dados têm um valor especial.

Análise de processos de negócios: algumas áreas-chave de aplicação

As empresas aplicam a análise de processos de negócios em uma variedade de serviços de consultoria, bem como na implementação de soluções. É particularmente útil para:

• Documentar o conhecimento implícito, ou o processo de colocar no papel processos manuais do dia a dia e, às vezes, processos não documentados. Por exemplo, tanto o setor privado quanto o público projetam e atualizam manuais de processo usando a análise de processos de negócios.
• Analisar ações, documentos e dados no comércio internacional, juntamente com procedimentos comerciais, logísticos, financeiros e normas e regulamentos.
• Eliminar elementos repetitivos e desnecessariamente demorados, como vários formulários ou captura de dados redundantes.
• Descobrir oportunidades de melhorias, como diminuir os requisitos de dados ou reduzir a quantidade de documentação desnecessária.

Exemplos de aplicação da análise de processos de negócios

A maioria dos setores e fluxos de trabalho podem obter grandes benefícios da análise de processos de negócios. Aqui estão alguns exemplos importantes de sua aplicação nos setores de finanças, varejo e saúde.

Finanças: processo de liquidação comercial

Ganhar visibilidade nos processos de liquidação comercial permite que as empresas gerenciem as experiências do cliente e respondam a quaisquer perguntas de status. Também ajuda a evitar penalidades que podem estar associadas a ações perdidas ou erros, reduzindo o risco de liquidação por meio de um processamento direto mais rápido.

A análise de processos de negócios é fundamental para as iniciativas de facilitação do comércio que têm a ver com fazer mudanças nas operações e processos 'as is'. Também é útil no design de projetos e soluções sempre que são necessárias melhorias para agilizar os processos 'to be' que ligam as partes interessadas.

O 'modelo de dados de referência de compra-envio-pagamento' é um ótimo exemplo de análise de processos de negócios combinada com análise de dados. Ele identifica os principais procedimentos comerciais, regulatórios, logísticos e de pagamento em uma cadeia de suprimentos internacional. Ele também fornece uma visão geral do fluxo de informações entre as partes interessadas, principalmente o fornecedor, o cliente, o intermediário e a autoridade.

Esse modelo pode ser usado na fase de investigação, bem como na fase detalhada de modelagem do processo 'to be' para definir os requisitos dos processos de negócios locais. Ele também fornece a base para o desenvolvimento de especificações de troca de dados alinhadas globalmente que podem ser necessárias no comércio internacional de suprimentos.

Varejo: análise da cadeia de suprimentos

A análise de processos de negócios pode ajudá-lo a rastrear o atendimento de pedidos em cada elo da cadeia. Ficar de olho no status em tempo real de um pedido é útil para gerenciar as expectativas do cliente, em caso de atrasos inevitáveis, danos ou perda do item em trânsito. Também ajuda a tomar medidas preventivas contra qualquer potencial perda de receita em tal evento.

Nos pontos de venda físicos, a análise de processos de negócios combinada com a análise de dados pode ajudar a delimitar os principais geradores de receita. Por exemplo, hardware e software modernos de ponto de venda vêm com recursos que geram relatórios sobre métricas importantes. Você pode quantificar não apenas a contagem de clientes, mas também seus principais vendedores, horário comercial principal, tráfego, tamanhos de cestas, tendências de vendas e margens de lucro.

Saúde: gerenciamento de grandes volumes de dados

Tradicionalmente, os serviços de saúde usavam dados de negócios de forma muito menos regular e abrangente do que a maioria dos outros setores para melhorar os processos, mas isso está mudando agora.

A aplicação da análise de processos de negócios na área da saúde transforma dados em informações que podem ser retransmitidas aos usuários finais. A adoção de EHRs e outros mecanismos de dados eletrônicos facilita o rastreamento da aplicação de ferramentas analíticas, fornecendo os dados eletrônicos básicos sobre os quais agir. Ainda existem preocupações com a privacidade na coleta de gerenciamento de dados médicos, mas, no geral, há muito potencial inexplorado.

A análise de processos de negócios oferece oportunidades como a capacidade de melhorar a eficiência da assistência médica enquanto melhora a qualidade do atendimento, a mineração de dados genéricos, a redução de custos e a resposta eficaz a desastres, para citar alguns. Gerenciar ciclos de vida de sinistros usando a análise de processos de negócios também é útil para evitar penalidades e gerenciar os ciclos de receita com maior eficiência.

A importância dos processos na geração de dados para executar análises de negócios

Os processos são o que constrói um negócio do zero. Eles são os meios operacionais para as organizações atingirem seus objetivos e aspirações.

As informações fornecidas pela análise de processos de negócios não são apenas críticas do ponto de vista da experiência do cliente, mas também do ponto de vista regulatório e de conformidade de alto nível.

Para que qualquer otimização de processo de negócios seja bem-sucedida, é necessário um reflexo preciso da execução de negócios, como a maneira como os usuários interagem em várias interfaces com sua marca, como os aplicativos funcionam e como as coisas acontecem. Os dados são a ferramenta mais valiosa para as empresas obterem essa percepção.

Por que as empresas modernas devem aproveitar os dados como parte da análise de processos de negócios

A análise de processos de negócios é uma ferramenta indispensável para realizar uma análise de processos bem-sucedida. Qualquer empresa que esteja online produz grandes quantidades de dados de eventos simplesmente por meio de operações do dia a dia. Hoje, estima-se que a quantidade de dados gerados por grandes organizações empresariais cresça a uma taxa de 40 a 60 por cento ao ano.

Esses dados são armazenados em bancos de dados, logs de transações, comentários de redes sociais, e-mails, logs de voz e outros formatos. Normalmente, eles são desestruturados, dispersos e desconectados demais para gerar informações rapidamente. Apenas armazená-los não é nada útil.

Agora, se esses dados forem coesos entre silos e facilmente acessíveis em toda a organização, podem ser uma verdadeira mina de ouro de informações. Eles trazem insights e padrões escondidos em processos que não são visíveis a olho nu e têm o potencial de permitir que as partes interessadas inovem, idealizem e reformulem a maneira como o negócio é administrado.

É por isso que as organizações de negócios em vários setores estão interessadas na análise de dados; em particular, na análise de processos de negócios, para manipular e explorar esses dados e descobrir o conhecimento que muda o jogo.

Vantagem de executar análises de dados de processos de negócios

Com a análise de processos de negócios, você pode identificar e localizar seus problemas operacionais atuais e usar dados para eliminar gargalos e otimizar os processos de negócios.

A análise de processos de negócios permite que você monitore e analise graficamente seus resultados e os principais números do backlog. Você obtém uma visão panorâmica das operações de processos de negócios em todos os sistemas vitais para executar seus principais processos de negócios.

Análise de dados de processos de negócios: principais desafios

Os desafios típicos no aproveitamento de dados para contribuir com a análise de processos de negócios incluem:

• Contratar o pessoal certo para executar as análises. Com o crescimento exponencial dos dados, a importância dos analistas e cientistas de dados também cresceu, mas ainda há uma relativa escassez de talentos.
• Mesclar e sincronizar conjuntos de dados volumosos de várias fontes diversas em uma única plataforma analítica. Isso é crucial porque, se algo for perdido ou negligenciado, a análise do processo produzirá conclusões e informações incorretas.
• Muitas vezes, há uma lacuna de comunicação nas organizações. As informações da análise de processos de negócios às vezes não chegam às pessoas ou departamentos que mais precisam deles. Como resultado, elementos importantes de um processo podem ser perdidos.

Em poucas palavras, a verdadeira melhoria do processo é construída sobre a base de uma compreensão precisa do processo real. A automação de processos leva você até lá. A incorporação da análise de processos de negócios e da análise de dados em suas operações diárias e processos padrão gera informações valiosas que você pode usar para otimizar todos os aspectos de sua empresa.